Verantwortlicher:

HKSoftware - Hubert Kopold (Einzelunternehmen)
Hubert Kopold
Rosenstraße 105
86633 Neuburg a.d. Donau
Deutschland
Tel. 08431 / 430350
E-Mail: datenschutz@hksoftware.de

Wenn Sie Ihre gesetzlichen Rechte geltend machen möchten oder Fragen zur Datenverarbeitung haben, wenden Sie sich bitte an den oben genannten Verantwortlichen.

a) Ticketdaten

Wenn Sie über unser Support-Portal ein Ticket erstellen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens:

• Name und E-Mail-Adresse
• Betreff und Beschreibung Ihres Anliegens
• ggf. hochgeladene Anhänge (z. B. Screenshots, Dokumente)
• Kommunikationsverlauf (Antworten, Statusänderungen)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung im Rahmen bestehender Support- und Pflegeverträge) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung von Supportanfragen).

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer wenn dies zur technischen Bereitstellung des Portals erforderlich ist (z. B. Hosting-Dienstleister) oder gesetzliche Vorgaben dies verlangen.

b) Erfassung von Log-Daten

Beim Besuch unserer Internetseiten werden automatisch bestimmte Daten durch unseren Server erfasst und in sogenannten Logfiles gespeichert (Browsertyp, Betriebssystem, aufgerufene Seiten, Datum/Uhrzeit, IP-Adresse, Internet-Service-Provider). Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website korrekt auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten und mögliche Angriffe erkennen und abwehren zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die IP-Adresse wird aus Sicherheitsgründen maximal 7 Tage gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

c) Cookies und Einwilligung

Diese Webseite verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die durch die verwendete Webplattform gesetzt werden. Diese Cookies dienen der sicheren Funktionalität des Systems, insbesondere der Sitzungsverwaltung und der Authentifizierung angemeldeter Mitarbeiter.

Eine darüber hinausgehende Nutzung von Cookies – etwa zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken – erfolgt nicht. Für den Einsatz dieser notwendigen Cookies ist nach geltendem Datenschutzrecht keine gesonderte Einwilligung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Es werden keine Analysesoftware, keine externen Dienste und keine eingebetteten Inhalte Dritter eingesetzt.

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Bearbeitung von Supportanfragen und vorvertraglichen Maßnahmen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere an einer sicheren Bereitstellung unserer Website, der technischen Administration, der Abwehr von Angriffen sowie einer effizienten Kundenkommunikation.

Wir geben personenbezogene Daten nur an Empfänger weiter, soweit dies zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten erforderlich ist oder wir hierfür Auftragsverarbeiter einsetzen, insbesondere:

• Hosting- und IT-Dienstleister für den Betrieb unseres Support-/Ticketsystems
• Support- und Wartungsdienstleister für technische Unterstützung und Systempflege

Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Unsere Infrastruktur wird vollständig auf Servern in Deutschland betrieben. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet nicht statt.

• Ticketdaten werden gelöscht, sobald sie zur Bearbeitung Ihres Anliegens nicht mehr benötigt werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Log-Daten (Server-Logfiles) werden aus Sicherheitsgründen maximal 7 Tage gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft – welche Daten wir über Sie verarbeiten.
• Berichtigung – unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung – sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO.
• Widerruf von Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.
• Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Wir bearbeiten Ihre Anfragen innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat.